Kỹ năng Điều hành cuộc họp – Phạm Thống Nhất

Có 2 yếu tố giúp bạn phát triển Kỹ năng Điều hành cuộc họp:

• Làm sao vừa là một người tổ chức họp tốt,
• Lại vừa là một người tham gia mẫu mực.

Trước tiên, hãy suy nghĩ về các cuộc họp tệ hại. Nguyên nhân không hiệu quả là gì?

• Không có nội dung họp rõ ràng?
• Các phiên thảo luận lan man vì kiểm soát kém?
• Hay là Quá mất thời gian?

Mặt khác, các cuộc họp thành công thì sao? Nó diễn ra tốt đẹp như thế nào?

Hãy suy nghĩ về một cuộc họp thành công (bạn đã tham dự trong quá khứ) và trả lời các câu hỏi dưới đây:

1. Mô tả một cuộc họp (đã diễn ra tốt đẹp) trong quá khứ:

.

.

2. Điều gì đã làm cho cuộc họp này trở nên tuyệt vời?

.

.

3. Người chủ trì đã làm gì để hoàn thành mục tiêu của cuộc họp?

.

.

4. Những người tham dự đã làm gì để giúp cuộc họp chạy trơn tru?

.

.

“Sự chuẩn bị” và “Kỹ năng điều hành” của bạn sẽ giúp cuộc họp thành công.

Nhà lãnh đạo giỏi hiểu rằng:

Một cuộc họp hiệu quả cần tuân theo 3 nguyên tắc:

1. Có mục tiêu rõ ràng.
2. Có lịch trình cụ thể.
3. Và tuân theo một lộ trình hợp lý.

Cuộc họp cần vài phút, nhưng thực tế, lại kéo dài đến hàng giờ.

Bạn đã nghe câu nói này trước đây (về các cuộc họp):

• “Chúng thường kéo dài quá lâu.”

Thời gian một cuộc họp kéo dài phụ thuộc vào mục tiêu. Tuy nhiên, hầu hết người tham gia đều nghĩ rằng nó “kéo dài” vượt quá thời gian cần thiết.

Đây là một ví dụ:

Giám đốc của một doanh nghiệp đã nản lòng với các cuộc họp “kéo dài” trong công ty:

• “Cuối cùng,” ông nói đùa, “có khi chết còn mát mẻ hơn là tham dự mấy cuộc họp kiểu này.”

Ông thề sẽ không bao giờ tổ chức các cuộc họp như thế này nữa, vì vậy ông đưa ra một quy tắc mới:

“Khi tôi còn là lãnh đạo của công ty này, không có cuộc họp nào (tôi chủ trì) kéo dài quá 1 giờ.”

Một khi đã tuyên bố, ông tôn trọng nguyên tắc một cách tàn nhẫn. Và kết quả?

• Cuối mỗi cuộc họp, các thành viên chúc mừng ông!
• Mọi người đã chờ đợi ai đó làm việc này trong một thời gian dài!

Nghiên cứu năm 1998, của MCI, cho thấy rằng:

50% thời gian họp là lãng phí.

Cụ thể:

• 91% người được hỏi cho biết – họ đã “mơ mộng” trong các cuộc họp,
• 73% nói rằng họ đã làm những việc khác,
• và 39% thừa nhận đã từng “ngủ gật”!

Đây là những số liệu đáng lo ngại. Nhưng bạn hoàn toàn có thể tránh được nó. Bởi vì, hướng dẫn này sẽ giúp bạn!

Ngồi trong một cuộc họp tồi tệ, giống như sa xuống “đầm lầy”. Tay chân ngứa ngáy và khó chịu, nhưng không tài nào thoát ra được…

Cho đến khi thoát ra khỏi đầm lầy, bạn thở phào vì mình đã sống sót và không muốn trải nghiệm thêm một lần nào nữa.

Để ngăn ngừa chúng, hãy sử dụng 3 nguyên tắc tổ chức cuộc họp dưới đây:

Nguyên tắc 1: Cuộc họp cần có Mục tiêu rõ ràng.

Trước khi tổ chức cuộc họp, hãy chắc chắn rằng:

• Bạn biết chính xác mình muốn đạt được điều gì?
• Và điều đó mang lại giá trị lớn hơn chi phí (nếu tổ chức họp).

Dưới đây là hướng dẫn đơn giản giúp bạn xác định mục tiêu của cuộc họp.

Mỗi cuộc họp có mục đích khác nhau. Vì vậy hãy tự hỏi:

• Tôi muốn ra một quyết định?
• Tôi muốn phát triển các ý tưởng?
• Tôi muốn thông báo một nội dung quan trọng?
• Tôi cần thông tin đầu vào cho việc lập kế hoạch?

Trả lời các câu hỏi này, giúp bạn:

• Giữ cuộc họp đi theo đúng mục đích,
• Đồng thời giúp bạn sử dụng thời gian một cách khôn ngoan.

Mẹo:

Đây có vẻ là các câu hỏi rõ ràng, nhưng bạn đã bao giờ tự hỏi:

Cuộc họp này có thực sự cần thiết?

Nếu vấn đề có thể được giải quyết qua email, bạn không nên lãng phí thời gian của mọi người cho cuộc họp.

Xem xét các hình thức thay thế như: Email, Nhắn tin, Gọi điện… trước khi tổ chức họp.

Bây giờ:

Hãy suy nghĩ về một cuộc họp không có mục tiêu rõ ràng (mà bạn từng tham dự). Và trả lời 2 câu hỏi dưới đây:

1. Tại sao cuộc họp thất bại?

.

.

2. Làm thế nào để tránh điều này?

.

.

Nguyên tắc 2: Cuộc họp cần có Lịch trình cụ thể.

Trong danh sách các cuộc họp kém hiệu quả, “lãng phí thời gian” là nguyên nhân gần top đầu.

Hãy hình dung, một thành viên chủ chốt đến cuộc họp muộn 15 phút:

• Có 10 người tham dự khác, họ phải ngồi chờ 15 phút.
• Nếu bạn nhân lên, thì 2,5 giờ của công ty đã bị lãng phí!

Đó là chưa kể đến những hậu quả phụ của sự chậm trễ này, chẳng hạn như:

• Trách móc người đến trễ, gây ra xung đột.
• Ngồi chờ vạ vật, mất năng lượng và tụt động lực.

Phương thuốc (đơn giản) để chữa căn bệnh lãng phí thời gian là:

Thiết lập một Lịch trình họp cụ thể.

Lịch trình cuộc họp – còn được gọi là – “Chương trình nghị sự”.

Công cụ này giúp bạn theo dõi và giám sát thời gian trong suốt cuộc họp.

Một bản chương trình nghị sự không nên dài quá 2 trang (tối ưu nhất là trong 1 trang giấy). Bao gồm:

• Mục tiêu cuộc họp.
• Địa điểm họp.
• Thời gian bắt đầu và kết thúc.
• Trình tự nội dung và thời lượng cho từng nội dung.
• Danh sách người tham dự.
• Tài liệu cần chuẩn bị hoặc xem trước (nếu có).

Để xây dựng một chương trình nghị sự hiệu quả, bạn cần phân tích xem đối tượng tham dự cuộc họp là ai?

Bởi vì, nếu các thành viên tham gia thụ động, họ sẽ cảm thấy buồn chán, thậm chí “ngủ gật”.

Hãy tự hỏi:

• Các thành viên tham gia cần biết điều gì?
• Tôi mong đợi gì từ họ, trong cuộc họp, từ đó họ có thể chuẩn bị đúng cách?
• Một số người chỉ cần tham gia một phần cuộc họp? Hay họ cần tham gia toàn bộ cuộc họp?

Ví dụ:

• Nếu mục tiêu của cuộc họp là giải quyết một vấn đề, hãy thông báo cho các thành viên suy nghĩ và chuẩn bị trước giải pháp.
• Còn nếu mục tiêu của cuộc họp là rà soát tiến độ, hãy yêu cầu các thành viên chuẩn bị và gửi báo cáo trước cuộc họp.

Một phương pháp hiệu quả khác, để tăng cường sự tham gia, trong cuộc họp là:

• Gán các chủ đề thảo luận cho một số thành viên.
• Tức là bạn giao cho ai đó dẫn dắt cuộc thảo luận hoặc trình bày cho từng nội dung họp.

Chiến thuật này giúp tăng sự tham gia, vì thành viên được giao sẽ muốn tỏa sáng trong phần trình bày, trước các đồng nghiệp và sếp của họ.

Bài tập:

Hãy nhớ lại một cuộc họp (mà bạn từng tham dự) đã làm lãng phí thời gian của mọi người. Sau đó trả lời câu hỏi dưới đây:

1. Tại sao cuộc họp lại làm lãng phí thời gian của người tham dự?

.

.

2. Làm thế nào để sử dụng tốt hơn thời gian của mọi người?

.

.

Bây giờ, hãy hướng sự chú ý đến nguyên tắc số 3.

Nguyên tắc 3: Cuộc họp cần theo một cấu trúc hợp lý

Khi người tham gia đi theo một lộ trình logic, họ cảm thấy dễ hiểu. Từ đó, kích hoạt tư duy và đóng góp ý kiến tốt hơn.

Bởi vậy, sau khi dự thảo chương trình nghị sự (lịch trình họp), bạn hãy rà soát:

• Thứ tự nội dung (các phiên họp) đã hợp lý chưa?
• Còn nội dung quan trọng nào bị bỏ sót không?
• Thời gian phân bổ cho từng chủ đề nhiều hay ít?

Bạn muốn dẫn dắt cuộc họp theo thứ tự từ “dễ” đến “khó”? hay ngược lại?