Kết quả
Các mô hình tổ chức phổ biến:
1. Cơ cấu đơn giản
Cơ cấu đơn giản là tổ chức có mức độ bộ phận hóa và mức độ chính thức hóa thấp, phạm vi quản lý rộng, quyền lực tập trung vào một người đứng đầu tổ chức đó.
Cơ cấu đơn giản thường chỉ có 2 hoặc 3 cấp quản lý theo chiều dọc, có đội ngũ nhân viên linh hoạt và một cá nhân toàn quyền ra quyết định. Mô hình này được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp nhỏ ở đó người sở hữu doanh nghiệp đồng thời là người điều hành doanh nghiệp
Tổ chức có cơ cấu đơn giản như trên thường nhanh nhạy, linh hoạt với sự thay đổi của môi trường. Chi phí quản lý trong tổ chức thấp vì có ít cấp quản lý và ít nhân viên. Trách nhiệm và quyền lợi của những người lao động trong tổ chức cũng rất rõ ràng.
Tuy nhiên, tổ chức này sẽ gặp khó khăn về quản lý khi tổ chức được mở rộng hơn về quy mô. Người quản lý cao nhất rất dễ bị quá tải thông tin vì mức độ tập trung hóa cao. Hơn nữa, do mọi quyết định đều phụ thuộc ở một người đứng đầu tổ chức nên sẽ rủi ro trong trường hợp quyết định mà người đứng đầu tổ chức đưa ra không đúng và kịp thời.
2. Cơ cấu quan liêu.
Cơ cấu quan liêu có đặc điểm sau :
– Nhiệm vụ có tính thông lệ cao được thực hiện thông qua chuyên môn hóa
– Các luật lệ và quy định được chính thức hóa.
– Các nhiệm vụ được tập hợp thành các bộ phận chức năng; quyền lực tập trung, phạm vi quản lý hẹp, việc ra quyết định đi theo hệ thống ra mệnh lệnh.
Cơ cấu quan liêu có lợi thế quan trọng là nó có khả năng phối hợp thực hiện các hoạt động được tiêu chuẩn hóa một cách có hiệu quả cao và tránh sự trùng lặp về bố trí nhân lực và các nguồn lực khác. Việc bố trí những người có chuyên môn giống nhau vào một bộ phận đã mang lại hiệu quả kinh tế cao, làm giảm thiểu việc triển khai và bố trí những người có cùng chuyên môn va thiết bị giống nhau ở nhiều bộ phận và các nhân viên có cơ hội tìm được “tiếng nói chung”.
Bên cạnh đó, cơ cấu này có thể sử dụng hiệu quả những cán bộ hạn chế về năng lực ở cấp quản lý trung gian nên tiết kiệm được chi phí (trả lương thấp hơn…). Sở dĩ như vậy là vì các hoạt động được tiêu chuẩn hóa kết hợp với mức độ chính thức hóa cao tạo điều kiện cho việc ra quyết định được tập trung. Vì vậy, không cần có những người ra quyết định cách tân và có kinh nghiệm ở cấp quản lý trung gian.
Tuy nhiên, cơ cấu quan liêu cũng có những nhược điểm sau. Thứ nhất, chuyên môn hóa làm nảy sinh xung đột giữa các đơn vị cấp dưới và các mục tiêu của đơn vị chức năng có thể làm lu mờ mục tiêu tổng thể của tổ chức. Thứ hai, cơ cấu này rất cứng nhắc. Nghĩa là người lao động không có khả năng tự xử lý các trường hợp không phù hợp với luật lệ và quy định sẵn có.
Cơ cấu quan liêu chỉ có hiệu quả khi nhân viên đối mặt với các vấn đề họ đã từng gặp và có sẵn các quy định về cách xử lý những vấn đề đó. Thứ ba, một điểm yếu đáng chú ý của cơ cấu này là những người làm việc trong tổ chức có cơ cấu quan liêu phải đối mặt với sự ám ảnh của việc phải tuân theo các luật lệ, như vậy sự tự chủ và sự sáng tạo của họ bị giảm sút.
3. Cơ cấu ma trận.
Cơ cấu ma trận thường được sử dụng trong các công ty đa quốc gia, văn phòng quảng cáo, hãng hàng không, phòng nghiên cứu và phát triển, công ty xây dựng, bệnh viện, cơ quan chính phủ, trường đại học, hãng tư vấn quản lý và công ty kinh doanh dịch vụ giải trí.
Về bản chất, cơ cấu ma trận kết hợp hai hình thức – bộ phận hóa chức năng và bộ phận hóa sản phẩm hay dự án. Cơ cấu ma trận là sự kết hợp giữa sự hiệu quả của bộ phận hóa theo chức năng với sự linh hoạt và tính thích ứng cao của bộ phận hóa theo sản phẩm và dự án.
Đặc điểm cơ cấu nổi bật nhất của mô hình ma trận là nó phá vỡ khái niệm tập trung trong điều hành. Những nhân viên trong tổ chức này chịu sự quản lý của hai người lãnh đạo thuộc hai dòng quyền lực – giám đốc bộ phận chức năng và giám đốc sản phẩm hay giám đốc dự án. Như vậy, cơ cấu ma trận tồn tại hai hệ thống mệnh lệnh. Điều đó có nghĩa là cơ cấu ma trận có một hệ thống điều hành kép.
Cơ cấu ma trận tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp khi tổ chức có nhiều hoạt động phức tạp và phụ thuộc nhau. Khi tổ chức được mở rộng, khả năng xử lý thông tin của tổ chức đó có thê trở nên quá tại. Khi đó cơ cấu quan liêu không thể phù hợp vì tính phức tạp của các hoạt động trong tổ chức dẫn đến lượng thông tin tăng lên.
Việc tiếp xúc trực tiếp và thường xuyên giữa các bộ phận chuyên môn trong cơ cấu ma trận này góp phần nâng cao chất lượng và tính linh hoạt của việc trao đổi thông tin. Thông tin được đưa đến mọi bộ phận trong tổ chức và những người cần xử lý các thông tin này nhận được chúng nhanh chóng hơn. Mặt khác, cơ cấu ma trận tạo điều kiện cho việc phân bổ một cách hiệu quả các chuyên gia và tận dụng được tính hiệu quả nhờ quy mô thông qua việc cung cấp cho tổ chức những người có tài năng nhất và cách sử dụng họ nhằm mang lại hiệu quả.
Tuy nhiên, khó khăn lớn nhất trong việc sử dụng cơ cấu ma trận là quản lý những xung đột về quyền lực và vai trò. Nhân viên trong cơ cấu này chịu sức ép trong công việc từ hai dòng quyền lực nên dễ bị nhầm lẫn, rối trí không biết cần phải tuân theo mệnh lệnh của ai trước. Cụ thể, nhân viên phải chịu sức ép trong việc vừa phải thực hiện nhiệm vụ với chất lượng cao, vừa phải chịu sức ép về thời gian trong khi họ bị hạn chế trong việc sử dụng nguồn lực để giảm chi phí và theo đúng tiến độ thực hiện công việc.
Cơ cấu ma trận phù hợp vớ tổ chức khi tồn tại 3 điều kiện sau:
– Tổ chức gặp phải áp lực từ bên ngoài trong việc tập trung những nỗ lực như nhau cho những yếu tố tác động từ bên ngoài và sự hoạt động bên trong tổ chức.
– Tổ chức gặp phải áp lực về năng lực xử lý thông tin cao.
– Tổ chức gặp phải áp lực về chia sẻ nguồn lực.
Giáo trình Hành vi tổ chức Chủ biên: sachvui.co. Bùi Anh Tuấn sachvui.co. Phạm Thúy Hương
(sachvui.co biên tập và số hóa)
